Mise en place du prélèvement à la source

Les modalités de prélèvement à la source (PAS) sont automatisées via le logiciel de paie et la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

L’administration fiscale demeure le seul interlocuteur du salarié pour toutes questions vis-à-vis de ses impôts. Elle devient l’interlocuteur de l’employeur, par l’intermédiaire de la direction générale des finances publiques (DGFiP) à laquelle elle transmet les taux de contribution personnalisés des salariés.

• Que dois-je vérifier avant l’entrée en vigueur du prélèvement à la source ?
• Quelles sont mes obligations en termes d’information des salariés ?
• Quels sont les différents taux que je devrai appliquer ?
• Quelles sont mes nouvelles obligations en tant qu’employeur ?
• Quelle sera ma responsabilité en tant que collecteur du prélèvement à la source ?
• Sur quel revenu appliquer le taux de prélèvement ?
• Quels changements sur la fiche de paie ?

Que dois-je vérifier avant l’entrée en vigueur du prélèvement à la source ?

Chaque employeur doit se préparer en intégrant les paramètres suivants :

• Outils informatiques : Vous devez disposer d'une solution logicielle intégralement compatible avec le prélèvement à la source, de manière à réaliser les prélèvements et le reversement des sommes prélevées sur tous les revenus versés à compter de janvier 2019.

• Fiabiliser les données d’état civil des salariés : C’est un enjeu essentiel de la réussite du dispositif. Concrètement, il est nécessaire de sécuriser le numéro de sécurité sociale (NIR), ainsi que sur les éléments d’état civil (nom, prénom, date et lieu de naissance) et d’adresse.  A défaut, il existe un risque d’application d’un taux non personnalisé et d’un prélèvement ne correspondant pas à la situation personnelle du bénéficiaire. Par ailleurs, les montants retenus à la source ne pourraient alors pas être rattachés au compte fiscal du bénéficiaire, ce qui nécessitera une démarche de sa part auprès de l’administration fiscale pour régulariser sa situation.

• Renseignement des coordonnées bancaires (BIC/IBAN) : Vous devez vous assurer que vous avez bien déclaré sur impots.gouv.fr, dans votre espace professionnel, les coordonnées bancaires (BIC/IBAN) du compte bancaire que vous utiliserez pour le reversement du PAS à la DGFiP. Il vous faudra également adresser à la banque gérant votre compte bancaire le mandat SEPA correspondant, dûment rempli et signé.

Quelles sont mes obligations en termes d’information des salariés ?

Mis à part les données relatives aux taux appliqués, au montant du prélèvement mensuel et au salaire net à payer, figurant sur les bulletins de paie, l’employeur n’a pas d’information particulière à délivrer au salarié.

Il reste toutefois en pratique conseillé de transmettre aux salariés les informations générales relatives au prélèvement à la source pouvant prendre la forme de notices transmises par votre logiciel de paie, ou de communication du lien vers les sites internet dédiés.

Si les salariés ont des questions relatives à leurs impôts et souhaitent contester le taux, vous devez les renvoyer auprès de l’administration fiscale qui reste leur seul interlocuteur.

Les salariés continuent à réaliser une déclaration d’impôt sur le revenu chaque année. Si le salarié ne souhaite pas que soit transmis à l’employeur son taux personnalisé, il lui appartient de formuler cette demande auprès de l’administration fiscale.

La confidentialité des données personnelles du salarié reste préservée par le fait que l’administration fiscale reste le seul interlocuteur du salarié sur les questions relevant notamment de sa situation familiale.

Quels sont les différents taux que je devrai appliquer ?

L’employeur pourra avoir à appliquer deux types de taux :

• Les taux PAS (prélèvements à la source personnalisé) ;
• Le taux « blanc » (prélèvement à la source non personnalisé).

En principe chaque salarié doit avoir un taux personnalisé, calculé par l’administration fiscale à partir de la déclaration de revenus faite chaque année par le salarié.

Il arrive cependant qu’un « taux blanc » (dépendant uniquement du montant de la rémunération) soit appliqué à un ou plusieurs salariés.

L’absence de taux personnalisé peut avoir plusieurs causes :

• Le salarié a opté pour la non-transmission de son taux personnalisé à son employeur ;
• Le salarié ne souhaite pas que son employeur puisse avoir connaissance des revenus de son foyer fiscal
• L’administration fiscale ne dispose pas de taux pour certains usagers (jeune entrant dans la vie active et n’ayant pas encore déposé de déclaration de revenus)
• L’administration ne reconnait pas l’identité d’un salarié déclaré par le collecteur ;
• Le salarié vient d’être embauché. En effet, il peut s’écouler jusqu’à deux mois entre le moment ou le salarié vient d’être embauché et celui où il dispose du taux personnalisé par l’administration fiscale pour liquider sa paie. Dans cette hypothèse, l’entreprise aura toujours la possibilité de récupérer le taux personnalisé avant le versement du premier salaire via l’outil spécifique « TOPAZE » sur le portail  net-entreprise.fr.

En l’absence de taux transmis par la DGFiP pour un salarié, l’employeur devra appliquer le taux correspondant à sa rémunération, la grille de taux blancs applicables étant définie chaque année, et correspondant au taux applicable à un célibataire sans personne à charge. En pratique, le logiciel de paie applique automatiquement le taux non personnalisé correspondant au niveau de salaire versé.

Pour les salariés non imposables, le taux sera de 0%.

Le salarié n’a jamais à communiquer son taux à l’employeur. Si le salarié est en désaccord avec le taux qui lui est appliqué, il lui appartient de porter sa contestation devant l’administration fiscale. Vous devez vérifier le cas échéant si le taux appliqué est bien celui qui vous a été communiqué par la DGFiP, mais en aucun cas appliquer le taux demandé par le salarié.

Quelles sont mes nouvelles obligations en tant qu’employeur ?

Pour effectuer le prélèvement à la source, l’employeur doit :

- appliquer le taux transmis par l’administration fiscale (et veiller à modifier le taux lorsque celui-ci évolue) ;

- retenir le prélèvement à la source sur le salaire net imposable versé au titre du mois M ;

- déclarer les montants prélevés pour chaque personne concernée ;

- reverser en mois M+1 à la DGFiP les prélèvements du mois M ;

• Cas général

Chaque mois, la DGFiP met à disposition de l’employeur, via le site http://www.net-entreprises.fr, un « compte-rendu métier » contenant les taux PAS pour chaque salarié calculés par l’administration fiscale, à partir de la déclaration de revenus faite au préalable par le salarié.

L’employeur doit se connecter à l’interface avec ses identifiants DSN afin de récupérer ces taux et les insérer dans le logiciel de paie (qui remplacera automatiquement les anciens taux), afin de les appliquer à ses salariés.

Une fois les salaires versés aux salariés, l’employeur devra déposer la déclaration sociale nominative (DSN) sur le portail Net-entreprises dans le délai suivant :

- Pour les entreprises de plus de 50 salariés équivalents temps plein, DSN établie le 5 du mois suivant la paie, versement du PAS le 8 du mois ;

- Pour les entreprises de moins de 50 salariés équivalents temps plein, DSN établie le 15 du mois suivant la paie, versement du PAQ le 18 du mois ;

- Pour les entreprises de moins de 11 salariés équivalents temps plein ayant décidé de mettre en place l’option de paiement trimestriel, possibilité de reversement trimestriel du PAS.

Cette déclaration mensuelle comprendra :

• Un bloc individu (avec les données d’identification de chaque contribuable et les données de versement permettant de déterminer le montant du PAS par individu) ;
• Un bloc paiement (avec les coordonnées bancaires de l’entreprise en vue du prélèvement à effectuer).

Sur la base de cette déclaration, la DGFiP complètera chaque mois, les données relatives à un individu du taux de prélèvement correspondant et mettra ces données à disposition de l’entreprise via le  « compte-rendu métier » (CRM). La mise à disposition du CRM sera ensuite disponible environs 8 jours après le dépôt de déclaration.

La DGFiP prélèvera ensuite le montant du PAS sur le compte bancaire de l’entreprise renseigné sur la DSN , attribuera un taux de prélèvement à chacun des salariés identifiés et élaborera le compte rendu métier avec les taux de PAS à appliquer pour les salaires du mois suivant ou du mois M+2.

• Cas particuliers en cas de recours au CEA ou au TESE 

Le dispositif du chèque emploi associatif (CEA) et le dispositif du Titre emploi service simplifié (TESE) permettent, pour les structures pouvant en bénéficier, d’assurer les opérations de gestion des salariés : établissement de la paie et du bulletin de paie, déclaration aux organismes de protection sociale sans que l’entreprise doive déposer une DSN. Ce dispositif sera adapté pour le 1^er janvier 2019, et prendra en compte le calcul et le prélèvement du PAS ainsi que son reversement à la DGFiP.

Le TESE et le CEA calculeront donc directement le montant à prélever sur le revenu d’activité. Ils communiqueront ensuite à l’employeur concerné, le montant du salaire net après imposition qu’il devra verser à son salarié.

L’employeur sera prélevé par l’Urssaf du montant de la retenue à la source (si son salarié est imposable) en même temps que des cotisations sociales. Les documents administratifs (bulletins de paie, décompte de cotisations, attestations fiscales) afficheront les montants ainsi retenus. Il appartient à l’employeur de vérifier que les mentions figurent sur ces documents.

Pour toute information complémentaire sur ces deux systèmes, vous pouvez  consulter les liens suivants :  

- Pour le TESE : https://www.letese.urssaf.fr/tesewebinfo/cms/presentation.html

- Pour le CEA : https://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/presentation.html

Impact emploi association, le dispositif à l'attention des associations (sportive, artistique, animation, familles rurales, etc.) comptant au plus 9 équivalents temps plein, géré par des tiers de confiance, est adapté également au prélèvement à la source.

Quelle sera ma responsabilité en tant que collecteur du prélèvement à la source ?

La responsabilité du taux de prélèvement fixé relève de l’administration fiscale.

Toutes les opérations de collecte et de reversement par l’employeur doivent être déclarées via la DSN.

Comme pour toutes cotisations et contributions sociales et fiscales dont l’employeur a la charge, des sanctions sont prévues en cas de défaut de dépôt ou de dépôt tardif de la DSN.

En cas d’erreur dans l’application du taux personnalisé (par exemple un employeur applique un taux qui n’est plus valide), l’employeur en sera informé via le Compte Rendu Métier (CRM) qui sera remis à sa disposition. Les erreurs ou omissions du PAS pourront être régularisées au cours de l’année civile dans les déclarations via un bloc de régularisations qui comprend tous les éléments nécessaires aux rectifications à opérer.

Il appartient à l’employeur de bien vérifier et appliquer les modifications de taux transmis par l’administration fiscale.

 Sur quel revenu appliquer le taux de prélèvement ?

Le taux d’imposition est appliqué sur le revenu net imposable du salarié, calculé suivant les règles habituelles.

Particularité des revenus exceptionnels :

On entend par revenu exceptionnel, un revenu qui par nature, n’est pas susceptible d’être recueilli annuellement. Ainsi en est-il par exemple des gratifications supplémentaires payées à un salarié pour services exceptionnels, indemnités de fin de CDD ou de fin de missions, indemnités de rupture du contrat de travail (pour leur fraction imposable uniquement), les primes de signature et indemnités liées aux transferts des sportifs professionnels.

Les entreprises n’ont pas à qualifier les revenus exceptionnels. Cette qualification est de la seule responsabilité du contribuable bénéficiaire qui devra identifier ces revenus lors du dépôt de sa déclaration de revenus 2018 au printemps 2019. L’employeur n’intervient pas dans ce cadre.

Par exemple, un salarié bénéficiaire d’une prime de départ à la retraite devra modifier le montant des revenus portés dans la case « traitements et salaires » de sa déclaration et indiquer le montant de sa prime dans la case relative aux revenus exceptionnels. Il reviendra ensuite sur cette base à l’administration fiscale de calculer automatiquement le montant d’impôt sur le revenu correspondant à la prime de départ à la retraite perçue en 2018.

Quels seront les changements visibles sur la fiche de paie ?

Un arrêté du 9 mai 2018 a précisé les libellés, l’ordre et le regroupement des informations qui devront figurer sur le bulletin de paie à partir du 1^er janvier 2019. Ainsi, le bulletin de paie devra contenir les mentions suivantes :

• L’assiette du prélèvement à la source ;
• Le taux appliqué pour le PAS et sa nature (personnalisé ou non) ;
• Le montant de la retenue à la source effectuée au titre du prélèvement à la source ;
• Le montant net du salaire qui aurait été versé au salarié en l’absence de retenue à la source ;
• Le montant du salaire effectivement versé.

Liens utiles

Guide du collecteur : l’essentiel sur le prélèvement à la source :  

https://www.economie.gouv.fr/files/files/ESPACE-EVENEMENTIEL/PAS/essentiel_kit_collecteur.pdf

Questions sur la mise en place du prélèvement à la source :

https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/contact-collecteur

Informations générales sur le prélèvement à la source :

https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source

FAQ

https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source/faq